Tout savoir sur la facturation électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Il ne faut pas confondre facture dématérialisée et facture électronique ! Si vous créez une facture au format PDF « ordinaire » à partir d’un document word et que vous l’envoyez par mail à votre client, ce ne sera pas suffisant pour la considérer comme une facture électronique.

L’e-facturation implique un processus entièrement digitalisé allant de l’émission à l’archivage des factures. Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que les factures papier – fournisseur, client, produits et/ou services vendus, et conditions de paiement – mais sous une forme numérique.
Pour l’émission, l’envoi et la réception des factures, la transmission des données de transactions à l’administration, les entreprises peuvent passer par une plateforme de dématérialisation. Le gouvernement a mis en place sa propre plateforme, le portail public de facturation (PPF). Les entreprises et professionnels peuvent également utiliser une plateforme de dématérialisation privée et partenaire de l’administration fiscale (PDP) ou leur propre opérateur de dématérialisation (OD).

Comment faire une facture électronique ?

• La création : une facture est générée via un logiciel de facturation ou d'un progiciel de gestion intégré (PGI) – en anglais ERP (Enterprise Resource Planning). Le document est créé dans un format spécifique pour une intégration automatique dans les systèmes du destinataire.
• L’envoi et réception : la facture est envoyée électroniquement, via un réseau EDI (échange de données informatisé) ou à travers une plateforme dédiée à la facturation électronique. Le destinataire reçoit la facture dans son système et peut l’associer automatiquement dans ses outils de comptabilité ou de gestion financière.
• Le stockage : les factures électroniques sont archivées de manière sécurisée afin de garantir leur intégrité et leur disponibilité pour des audits futurs.

Pourquoi faut-il passer à la facturation électronique ?

Les avantages de l’e-facturation sont nombreux : simplifier et automatiser le processus de facturation, réduire les coûts de traitement et de stockage, favoriser la rapidité de transmission, assurer une meilleure traçabilité et sécurisation des transactions, respecter les réglementations environnementales et minimiser les erreurs humaines.

La facturation électronique permet également de :

• Gagner en facilité et en rapidité : utiliser une seule et même plateforme pour émettre, envoyer, recevoir et archiver vos factures est un gain de temps considérable.
• Faire des économies : moins de coûts de papier, d'impression, et de postage.
• Échanger en toute sécurité : le format des factures électroniques repose sur des données cryptées, il garantit donc une sécurité des échanges à toutes les parties, de l’émission à la signature.
• Éviter les retards de paiement et les erreurs de facturation : grâce à l’automatisation du processus de saisie des données, l’e-facturation permet d’envoyer, de façon instantanée, le bon document au bon format au bon client avec les bonnes données. Et ainsi d’éviter les déperditions et de réduire les délais de paiement. Si la solution de gestion de trésorerie comprend un système d’alerte automatique, la relance client en est facilitée.

E-facturation : est-ce obligatoire ?

Se préparer à la facturation électronique, c’est aussi anticiper la réforme européenne dont l’entrée en vigueur en France est prévue en deux temps :

• le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
• le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises

Cette réforme comporte deux obligations principales pour les entreprises  : émettre et recevoir les factures dans un format électronique conforme, en utilisant une plateforme de dématérialisation, et mettre en place un e-reporting consistant à transmettre certaines données à l’administration fiscale de façon automatisée.

La transition vers l’e-facturation est une étape importante vers la numérisation des processus commerciaux. Elle nécessite une préparation et une adaptation de la part des entreprises, mais elle permet d'importantes améliorations en termes d'efficacité opérationnelle et de conformité réglementaire. Avec l'approche de la date limite en France, il est crucial pour les entreprises de se familiariser avec les exigences et de planifier en conséquence.