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Activités saisonnières : comment gérer les variations des ressources humaines et financières
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Les informations contenues dans ce document sont exclusivement de nature générale et non exhaustive. Le contenu est proposé à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil de la part de SG. Il ne peut se substituer au conseil personnalisé dispensé par un professionnel qui vous proposera une solution adaptée à votre situation personnelle.
Les activités saisonnières représentent un défi pour les professionnels car elles exigent une planification et une adaptation constante aux fluctuations de la demande. Quel que soit le secteur d’activité, il est donc important d’anticiper et de suivre de près la gestion des stocks, de la masse salariale, de la trésorerie et de l'activité comptable. Voici quelques conseils pour vous aider à préparer et à optimiser votre activité saisonnière.
Qu’est-ce qu’une activité saisonnière ?
Une activité saisonnière se caractérise par des variations significatives de la demande, généralement dues aux saisons, aux traditions culturelles, aux événements annuels ou exceptionnels et aux vacances scolaires. Gérer le plus efficacement possible son commerce saisonnier face à ces fluctuations peut être complexe, mais cela s’avère crucial pour assurer sa viabilité et sa rentabilité tout au long de l'année…
Planification stratégique et suivi des prévisions
La gestion de l'activité saisonnière ne se limite pas à la haute saison. Elle se prépare au moins trois à quatre mois avant, pendant la basse saison : planification, développement de produits et/ou de services, formation du personnel, maintenance et amélioration des opérations…
Dans le même temps, il est intéressant de comprendre les cycles de son marché, et donc d’analyser les données des années précédentes. A partir de cet audit, vous pourrez élaborer un plan avec des prévisions financières et opérationnelles, donc une adaptation rapide aux modulations des périodes – activité intense, creux saisonnier, aléas –, tout en optimisant les performances à chaque étape.
Il est ensuite conseillé de contrôler au plus près les résultats et de les évaluer par rapport aux objectifs fixés. Observez les ventes, les retours clients et les indicateurs clés de performance, et soyez prêt à vous adapter rapidement aux tendances du marché, aux changements de demande et aux imprévus.
Gestion optimisée des stocks et achats stratégiques
La stratégie de stockage doit répondre aux prévisions des demandes et à anticiper des besoins fluctuants de l’activité saisonnière. Pour vous aider, de nombreux systèmes de gestion pertinents existent, choisissez-le en fonction de votre structure, de votre activité et de vos objectifs à terme. Pour limiter les risques de sur-stockage, vous pouvez créer des partenariats avec vos fournisseurs. A l’instar d’un système de commandes ajustables et de délais de livraison modulables qui s'alignent sur votre cycle saisonnier.
Organisation de la trésorerie pour une fluidité financière
Pour anticiper au mieux l’activité saisonnière, il est recommandé de travailler un budget qui couvre les variations des revenus et des dépenses sur l'année. Et de prévoir des réserves financières, un fonds d'urgence, pour parer les possibles tensions financières dues à de mauvaises conditions météorologiques ou économiques…
De même, suivez régulièrement vos dépenses et identifiez des sources d’économie potentielles, en optimisant l'approvisionnement et l’utilisation des ressources, sans compromettre la qualité ou le service.
Si possible, explorez également des moyens de diversifier vos sources de revenus pendant les périodes plus calmes, comme la monétisation de vos compétences (formations…) ou de votre emplacement (location du lieu…) d'une manière cohérente avec votre activité principale.
Côté caisse enregistreuse, celle-ci doit être simple à utiliser, avec des fonctionnalités conformes aux besoins de l’équipe au contact des clients et de la comptabilité. Une caisse enregistreuse tactile, dimensionnée pour la plupart des commerces saisonniers et compatible avec les logiciels de gestion, facilitera la vie de toutes les parties prenantes. Idéalement, optez pour une caisse enregistreuse dont l’interface donne accès, à distance, à l’interface de votre caisse enregistreuse. Donc à l’état de vos ventes en temps réel. En plus de la fonction d’encaissement de la caisse enregistreuse, le logiciel de caisse assure une gestion comptable plus large : il lie les ventes au reste de la structure, aide à analyser et à interpréter les données, donne des indications sur les produits les plus populaires ou les moins vendus...
Gestion des salariés pour une activité saisonnière
Les employés jouent un rôle essentiel dans une activité saisonnière... Recrutez et formez-les aux besoins spécifiques de chaque phase, notamment à la gestion de l'afflux de clients avec un accueil professionnel et attentif.
Pour les motiver en « hors saison », programmez par exemple des activités de renforcement d'équipe ou des formations. Vous pouvez aussi les impliquer dans les performances et les axes d'amélioration des produits, de stocks, de la communication, de l’accueil clients, au travers de groupes de réflexion par exemple.
Côté administratif, pour engager du personnel saisonnier, vous devez disposer de contrats de travail adaptés à la nature temporaire de l’emploi. La législation a établi un cadre strict pour protéger les travailleurs saisonniers, lesquels effectuent des missions dans des secteurs d’activité où il est courant de ne pas recourir aux CDI.
Il est donc déterminant de se renseigner sur les règles applicables avant de conclure un contrat de travail. Si vous en ressentez le besoin, consultez un avocat ou un expert en droit du travail pour garantir la conformité totale avec la réglementation française.
Développez votre communication grâce à des partenariats locaux
Vous pouvez collaborer avec d’autres acteurs de votre ville ou de votre région pour promouvoir mutuellement vos activités : utiliser ou vendre les produits d’un producteur local, offrir des remises croisées, des promotions ou des forfaits conjoints... Objectifs : bénéficier d'une plus grande visibilité auprès d’une clientèle plus large.
Durabilité et impact environnemental des activités saisonnières
La durabilité et l'impact environnemental de votre activité saisonnière sont des critères importants – voire de moins en moins négociables pour les consommateurs. Il devient donc nécessaire de tendre vers des actions en faveur de l'environnement : réduction et/ou recyclage des déchets, produits locaux, transports doux, énergie verte... Une idée peut être d’impliquer vos clients dans votre démarche, comme les encourager à réutiliser les serviettes et les draps dans votre hôtel ou chambre d’hôte…
Anticipation des tendances et des changements
Restez à l'affût des tendances, des changements dans les préférences de votre cible, des évolutions du marché, et soyez prêt à ajuster votre offre en conséquence. Par exemple, si vous gérez un restaurant saisonnier, vous pourriez noter une demande croissante pour des plats végétariens ou végétaliens. Dans ce cas, adapter votre menu pourrait mieux satisfaire, voire élargir, votre clientèle.
