Sécuriser ses processus de paiement est devenue une nécessité

Les cybercriminels exploitent des failles simples : une boîte mail mal protégée, un changement de RIB non vérifié, une précipitation dans la validation d’un virement… Or, une entreprise de petite taille n’a souvent ni le temps, ni les moyens d’assurer une cybersécurité de bon niveau. En revanche, elle peut – et doit – définir des procédures claires, systématiques, et adaptées à son organisation. Ces règles constituent la première ligne de défense contre les escroqueries financières. Une entreprise bien organisée, avec des processus formalisés, réduit drastiquement son exposition aux fraudes.

Les règles de base pour sécuriser ses procédures internes

Cette vulnérabilité s’explique par la nature même du support en papier et de sa circulation physique. En pratique, particuliers et professionnels peuvent être victimes d’une fraude, soit en tant qu’émetteurs d’un chèque (on parle alors de fraude au paiement »), soit lorsqu’ils encaissent un chèque qui s’avère frauduleux (fraude à l’encaissement »).

• Un mot de passe strictement personnel :
  Ne partagez jamais votre mot de passe, même à vos proches. Chaque utilisateur doit disposer de ses propres accès.
• Un répertoire de bénéficiaires validés :
  Les coordonnées bancaires des fournisseurs doivent être préalablement vérifiées via un canal indépendant (appel au numéro habituel, courrier papier, ou site sécurisé). Aucun changement de RIB ne doit être accepté sans cette confirmation.
• Un contrôle régulier de ses comptes : Une revue récurrente et fréquente des virements émis permet de détecter des anomalies, doublons ou opérations suspectes.
• Séparation des usages professionnels et privés :
  Dans la mesure du possible, dissociez l’usage de vos appareils pour vos activités professionnelles et personnelles. Naviguez uniquement sur des sites de confiance (comment vérifier la fiabilité d'un site Internet ?) depuis le poste que vous utilisez pour vos opérations sensibles.

Si votre organisation le permet :

• Le principe de la séparation des tâches :
  La personne qui initie un paiement ne doit jamais être celle qui le valide. Même dans une petite structure, cette séparation peut être assurée entre le dirigeant et un assistant ou entre deux associés.
• Mise en place d’une double validation systématique :
  Il est recommandé d’effectuer une validation croisée par deux personnes différentes pour tout virement supérieur à un certain seuil, vers un nouveau bénéficiaire, ou plus généralement un virement inhabituel. Cette étape peut être formalisée par une procédure interne.
• Sensibilisation du personnel :
  Chaque collaborateur impliqué dans les paiements doit être sensibilisé aux techniques de fraude les plus courantes : faux fournisseurs, phishing⁽¹⁾, usurpation du dirigeant… Une culture de la méfiance constructive est essentielle. Des rappels réguliers sont nécessaires.

Accorder une attention particulière à la gestion des virements bancaires

Il convient d’être particulièrement vigilant dans ce domaine, en adoptant les bons réflexes. Il est notamment recommandé de suivre les règles suivantes :

• Interdire les changements de coordonnées bancaires par e-mail uniquement :
  Un changement de RIB doit toujours être confirmé par un contre-appel sur un numéro présent dans votre annuaire ou via un canal différent de celui d’origine.
• Vérifier le contexte des demandes :
  Une facture inattendue, un ton insistant, une adresse e-mail inhabituelle : autant de signaux faibles à prendre au sérieux. Ne validez rien dans l’urgence.

Si vous pensez être victime d’une fraude, rassemblez tous les éléments de preuve (échanges, note, capture d’écran) en vue d’un dépôt de plainte. N’exécutez aucune opération jusqu’à la sécurisation de votre système d’informations. Retrouvez nos conseils dans notre article : Que faire et comment réagir en cas de fraude bancaire ?

A retenir

Au-delà de l’instauration de règles internes, il convient de rester vigilant à tout instant en :

• Evitant de divulguer des informations confidentielles en dehors de l’entreprise.
• Sensibilisant le personnel aux risques de fraudes et à la nécessité de respecter les procédures.
• Vérifiant systématiquement la fiabilité et l’authenticité de ses interlocuteurs.